Bogotá, Julio, 2025- En la era digital, la gestión documental ha dejado de ser un proceso
administrativo para convertirse en un eje estratégico para la eficiencia, la sostenibilidad y la
transparencia. La transición hacia modelos sin papel no solo aporta al cuidado del medio
ambiente, sino que también reduce tiempos, costos y riesgos operativos.
Según cifras del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de
Colombia (MinTIC), en el sector público el gasto anual en papel y almacenamiento físico de
documentos supera los 300 mil millones de pesos. A nivel empresarial, estudios de la
Association for Intelligent Information Management (AIIM) estiman que la digitalización
documental puede reducir estos costos en más del 40 %.
En este contexto, la tecnología nacional ha comenzado a jugar un papel clave. Digital Ware,
empresa de software 100 % colombiana, ha desarrollado herramientas orientadas a facilitar
una gestión documental más inteligente, alineada con estándares internacionales y
normativas locales. Un ejemplo de ello es su plataforma Ophelia-SGDEA, que no presta
servicios de digitalización, pero sí permite a las organizaciones automatizar todo el ciclo de
vida documental, desde su creación y trámite hasta su conservación digital y disposición
final, promoviendo la filosofía “Cero Papel”.
“La transformación digital empieza por los documentos. Gestionarlos de forma inteligente es
avanzar hacia organizaciones más ágiles, sostenibles y seguras. Es por esto que resulta
necesario implementar tecnologías que respondan a las necesidades de digitalización de
las organizaciones, ya que estas permiten hacer más eficientes los procesos y reducir
costos operativos. Dar ese paso es clave para lograr una verdadera evolución en la forma
en que trabajamos y gestionamos la información”, afirma Jonier Rojas, Director de
transformación digital y analitica.
Más allá del ahorro en insumos y espacio, la gestión documental digital mejora
significativamente la toma de decisiones, al facilitar el acceso a información confiable en
tiempo real. Según un estudio de la firma de análisis IDC (International Data Corporation),
las empresas que adoptan estrategias digitales para la gestión de documentos pueden
aumentar su productividad hasta en un 30 % y reducir en un 80 % los errores relacionados
con la manipulación de archivos físicos.
Además, las plataformas como Ophelia-SGDEA fortalecen la seguridad de la información, al
garantizar trazabilidad, control de versiones y cumplimiento de estándares de protección de
datos. En sectores como salud, justicia, educación o banca —donde el manejo documental
es masivo y sensible— este tipo de soluciones no solo optimizan procesos, sino que
también generan confianza entre los usuarios, pacientes, estudiantes o ciudadanos.
La apuesta por la gestión documental digital también se alinea con los Objetivos de
Desarrollo Sostenible (ODS), en particular con el ODS 12, sobre producción y consumo
responsables, y el ODS 16, que promueve instituciones eficaces, responsables y
transparentes.
En un momento en el que la trazabilidad, la eficiencia operativa y la protección de la
información son claves, contar con una herramienta tecnológica robusta para gestionar los
documentos ya digitalizados o nativamente digitales deja de ser una opción y se consolida
como una necesidad urgente para las organizaciones del país.
Acerca de Digital Ware:
Desde sus inicios, la visión de DIGITAL WARE ha sido mejorar la vida de las personas, a través de “Tecnología para el
mundo”. Hoy después de tres décadas, las soluciones tecnológicas de DIGITAL WARE están presentes en más de 10 países
de Latinoamérica. Más de 1.000 organizaciones de las más grandes e importantes de Colombia y Latinoamérica confían en
nuestro portafolio de soluciones empresariales especializadas para industrias. Más de 11 premios y reconocimientos
nacionales e internacionales por ser una multinacional innovadora y que aporta a la economía del país. Más de 300 CEO´s
son ejemplo de innovación y liderazgo. Más de 20 millones de personas han sido impactadas positivamente con la
tecnología de DIGITAL WARE.
