Bogotá, mayo de 2025. En el entorno empresarial actual, donde la digitalización avanza a
pasos agigantados, también lo hacen los riesgos asociados a fraudes, manipulación de
información y accesos no autorizados. La seguridad documental es un reto cada vez más
relevante para las compañías, especialmente cuando se trata de documentos críticos,
aquellos que contienen información estratégica, confidencial o clave para la operación del
negocio.
Desde contratos y títulos de propiedad hasta certificados, facturas electrónicas y permisos
regulatorios, cualquier empresa, sin importar su tamaño, debe contar con medidas que
garanticen la integridad y confidencialidad de esta información. Cualquier alteración o
pérdida de estos puede acarrear consecuencias legales y deterioro de la confianza de
clientes y socios.
Con este panorama en mente, los expertos de Cadena han identificado cinco
recomendaciones clave para fortalecer la seguridad de estos archivos y evitar
vulnerabilidades.
● Capacitación del personal como primera línea de defensa
Los colaboradores son fundamentales en la protección documental. Es esencial
implementar programas de formación que incluyan talleres prácticos y simulaciones de
riesgos, actualizándolos periódicamente sobre nuevas amenazas.
● Implementación de sistemas de trazabilidad robustos
Monitorear quién accede y modifica los documentos es crucial. Adoptar plataformas que
registren en tiempo real cada interacción permite identificar y corregir vulnerabilidades antes
de que se conviertan en problemas mayores.
● Uso de herramientas de autenticación avanzada
Para combatir la falsificación, es recomendable incorporar tecnologías como códigos QR
únicos, tintas reactivas y hologramas en documentos físicos. En el ámbito digital, la
utilización de firmas digitales y certificados electrónicos refuerza la seguridad y autenticidad
de los documentos.
● Auditorías y actualizaciones periódicas de las medidas de seguridad
Dado que las amenazas evolucionan constantemente, es vital realizar revisiones regulares
de las estrategias de seguridad documental. Programar auditorías trimestrales y establecer
planes de mejora continua basados en sus resultados ayuda a mantener la eficacia de las
medidas implementadas.
● Integración de soluciones digitales para potenciar la seguridad
La digitalización no solo optimiza procesos, sino que también refuerza la protección
documental. Implementar herramientas como firmas electrónicas, cifrado avanzado y sellos
de tiempo garantiza la integridad y confidencialidad de la información, protegiéndola contra
accesos no autorizados y manipulaciones.
Blindar los documentos críticos no es solo una necesidad, sino una estrategia clave para la
continuidad y crecimiento de cualquier empresa. La protección de la información es, sin
duda, una inversión en seguridad y competitividad.
