Para muchas personas que trabajan por cuenta propia, el problema no es cuánto facturan, sino cuánto de ese dinero realmente pueden gastar sin meterse en problemas meses después. El error más común es mirar el pago que entra a la cuenta como si todo fuera ingreso libre, y no separar desde el inicio lo que corresponde a impuestos, IVA y renta o seguridad social. Este año, con la UVT fijada en $52.374, organizar ese ahorro ya no es “buena práctica”, es una medida básica de protección del bolsillo.
“La pregunta correcta no es cuánto me tocará pagar al final, sino cuánto debo separar desde cada pago para no ahogarme después”, explica Marcela Salazar Londoño, directora del programa de Contaduría Pública de Areandina, seccional Pereira. Esa lógica cambia por completo la forma de manejar la caja cuando se trabaja por honorarios, contratos de servicios o proyectos freelance.
Primer punto clave: declarar no siempre significa pagar, pero sí exige preparación. Una persona puede quedar obligada a declarar renta por superar topes de ingresos, consumos, consignaciones o patrimonio, aunque el resultado final no siempre sea impuesto a cargo. Aun así, esperar al calendario de vencimientos para empezar a hacer cuentas suele salir caro. “El golpe al bolsillo aparece cuando el independiente improvisa en agosto o septiembre y descubre que ya se gastó el dinero que debía reservar”, advierte Salazar.
Como regla práctica, una guía útil es separar cada mes entre 15% y 25% de los ingresos para cubrir renta y otros efectos tributarios, según nivel de facturación, gastos deducibles, retenciones y régimen. Quien factura más, tiene menos gastos soportados o no proyecta bien, debería acercarse más al 25% que al 15%.
Segundo punto: no confundir retención con ‘plata perdida’. Si una empresa le practica retención en la fuente, ese descuento es un anticipo del impuesto de renta. Es decir, afecta su liquidez mensual, pero luego puede descontarse en la declaración. El problema es de caja: si no lo tiene previsto, siente que le “pagaron menos” y ajusta mal sus gastos.
Tercer punto: si cobra IVA, recuerde que ese dinero no es suyo. Debe tratarlo como un recaudo temporal para entregar al Estado, después de descontar el IVA descontable cuando aplique. “El IVA no puede convertirse en capital de trabajo ni en plata para cubrir urgencias; mezclarlo con la caja personal es una de las causas más frecuentes de descuadre”, subraya la docente.
Cómo ordenar las finanzas para no sufrir al cierre del año
El mayor error de muchos freelancers no está en la DIAN, sino en la forma de administrar el mes. Una estrategia simple y útil es trabajar con tres bolsillos o cuentas separadas.
Bolsillo 1: impuestos (15%-25%).
Bolsillo 2: seguridad social (una reserva preventiva de 12%-15% del ingreso total).
Bolsillo 3: operación y gastos personales. No reemplaza la liquidación exacta con contador, pero reduce el riesgo de gastarse recursos que luego harán falta.
Asimismo, elija bien el régimen de impuesto al cual pertenecer. En Colombia, el independiente puede estar en régimen ordinario o SIMPLE y esa decisión cambia cuánto conviene separar. En el ordinario, el impuesto depende de la utilidad real después de depurar costos y deducciones. En el SIMPLE, se paga una tarifa sobre ingresos brutos según actividad e ingresos. “Escoger un régimen porque suena más fácil, sin proyectar ingresos y gastos del año, es una decisión que puede salir costosa”, señala Salazar.
Igualmente, documente gastos para pagar sobre utilidad y no sobre intuición. Internet, software, equipos, transporte y otros costos relacionados con la actividad pueden ayudar a depurar el impuesto si están bien soportados. Guardar facturas y registrar ingresos de manera periódica no es un formalismo, esto puede cambiar el cálculo y mejorar la planeación.
La recomendación final es hacer una proyección anual sencilla y revisarla cada mes: cuánto facturó, cuánto le retuvieron, cuánto cobró de IVA, cuánto gastó con soporte y cuánto ya separó. Si suben sus ingresos, incremente también el porcentaje de ahorro. Si tiene dudas, consulte temprano y no cuando el vencimiento ya esté encima. Separar primero y gastar después sigue siendo la regla más efectiva para que los impuestos no se conviertan en una crisis de caja. También evita sanciones e intereses por pagos tardíos. innecesarios frecuentes.
