En 2024, Colombia alcanzó un récord con 1,56 millones de empresas formales activas, según datos
de la Presidencia de la República. Sin embargo, muchas de estas organizaciones enfrentan
grandes desafíos en la gestión de sus gastos operativos. Este proceso, que abarca desde la
solicitud de compras, el control de contratos y la relación con proveedores, hasta la ejecución de
pagos, es clave para garantizar la sostenibilidad y competitividad empresarial.
Ariel Puga, CEO & Co-Founder de Finnecto, comenta: “En muchas empresas, la gestión del gasto
sigue siendo un proceso fragmentado, trabajando en silos, lo que genera falta de visibilidad,
duplicidad de esfuerzos y decisiones poco estratégicas, perdiendo de vista la ejecución del gasto y
presupuesto. Además, aquellas que operan con sistemas globales enfrentan altos costos y retrasos
debido a personalizaciones complejas, ya que estos sistemas suelen ignorar las particularidades
locales”.
Basándose en su experiencia como plataforma que automatiza la gestión de compras y pagos,
potenciando a equipos financieros y de procurement, desde Finnecto comparten cinco
recomendaciones esenciales para que las empresas optimicen sus procesos de gastos operativos:
1. Descentraliza la gestión, pero centraliza la visibilidad del gasto
Uno de los principales retos es la fragmentación de la información relacionada con los gastos. Las
diferentes áreas involucradas (finanzas, procurement, compras, operaciones, legal, auditoría,
tecnología, entre otras) manejan datos y procesos dispersos, lo que dificulta la toma de decisiones
informadas y oportunas. Centralizar esta visibilidad en una única plataforma permite entender en
tiempo real qué se está gastando, dónde y por qué, facilitando un mayor control y alineación
estratégica. Sin embargo, es fundamental ofrecer una solución a todas las áreas y empleados que
les permita gestionar sus solicitudes con visibilidad en tiempo real.
2. Adapta los procesos a las necesidades locales
Las regulaciones fiscales, contables y laborales en Colombia, como la gestión de retenciones y los
reportes a entidades reguladoras, exigen que los procesos de compras y pagos sean
completamente locales. Ignorar estas particularidades no solo incrementa los riesgos financieros y
legales, sino que también genera fricciones operativas que ralentizan los ciclos de gasto.
3. Digitaliza y automatiza los procesos de solicitud, aprobación y pago
La digitalización de las solicitudes de los empleados, control de órdenes de compra, facturas y flujos
de gestión reduce drásticamente los tiempos operativos y los errores humanos. “Los clientes de
Finnecto han reportado ahorros del 10% al 12% mensual gracias a una mejor visibilidad,
planificación y control de la ejecución del gasto, además vieron reducciones del 60% en el tiempo
de los ciclos de gasto desde la solicitud inicial hasta la ejecución del pago.” puntualiza Puga.
4. Optimiza la relación con los proveedores
Los proveedores son un componente clave en la gestión del gasto, impactando costos, eficiencia y
cumplimiento normativo. Automatizar su gestión, desde la digitalización de documentos hasta su
validación y evaluación, no solo elimina procesos manuales complejos, sino que también centraliza
toda la información para tomar decisiones más ágiles. “La capacidad de identificar y trabajar con
proveedores confiables de manera eficiente fortalece la operación y reduce riesgos”, asegura Puga.
5. Utiliza datos para aprender y mejorar continuamente
Generar reportes detallados y en tiempo real permite identificar patrones de gasto, prever impactos
financieros y descubrir áreas de mejora. Este enfoque basado en datos asegura que las decisiones
estén alineadas con la estrategia empresarial y brinda una ventaja en la ejecución inteligente del
gasto.
6. Integra los sistemas ERP: Cuando se va a automatizar la gestión de gastos
operativos, es fundamental que la solución elegida tenga la capacidad de integrarse de manera
nativa con los sistemas que actualmente utiliza la empresa. Por ejemplo, SAP, Oracle, NetSuite o
Odoo. La integración nativa es clave porque simplifica significativamente la implementación al
adaptarse directamente a la infraestructura tecnológica existente. Esto reduce los tiempos de
configuración, evita desarrollos adicionales complejos y disminuye de manera considerable los
costos asociados a personalizaciones y ajustes.
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Acerca de Finnecto
Finnecto se enfoca en automatizar y unificar todos los procesos financieros y de procurement relacionados con
compras, pagos y gastos operativos, permitiendo a las medianas y grandes empresas manejar miles de flujos
de trabajo y políticas corporativas desde una sola solución integrada, conectando diferentes departamentos de
las empresas, aquellas que son parte fundamental de la gestión y ejecución del gasto.
Finnecto está integrado con más de 20 herramientas financieras regionales y llegó a Colombia a finales de
2024 con una propuesta disruptiva: integraciones nativas con los ERPs más grandes del mercado. Estas
integraciones no solo agilizan la implementación, sino que transforman la forma en que las empresas
gestionan sus procesos financieros. Diseñadas para ser rápidas y eficientes, estas conexiones optimizan
recursos y, lo más importante, están completamente adaptadas a las exigencias contables y tributarias únicas
de Colombia.
Finnecto opera en Chile, Perú, Colombia y México. En Colombia, Finnecto ya gestiona cerca de 50 millones de
dólares en procesos de gasto.
