Mantener la información centralizada da mayor control y un mejor plan de acción para garantizar la preservación de los datos, además de contar con accesos a la información desde cualquier parte; un pilar en esta nueva forma de trabajar.
Bogotá, abril de 2021. Uno de los estudios más reconocidos sobre la producción de datos e información fue realizado por Domo, llamado ‘Data never Sleeps’, en el que se indica que diariamente se crean, aproximadamente, en internet más de 2,5 billones de bytes de datos, los cuales van en exponencial aumento gracias al fortalecimiento de las plataformas de video como Netflix y YouTube. (https://blogs.elconfidencial.
Diariamente las personas crean, comparten y procesan información. Los expertos en big data han advertido que la información es una “mina de oro” y allí radica la importancia de saberla proteger, aprovechar y entender.
Sobre este asunto, Dayana Baracaldo, IT Coordinator & Information Security Officer de Visión, habló del rol que tienen los repositorios de información en el manejo de la data y sus beneficios para las organizaciones. “En el mundo digital de hoy la palabra colaboración es de uso común y, precisamente, esto nos lleva a los repositorios de información. Básicamente son un espacio centralizado de almacenamiento, organización y difusión que han ganado relevancia porque al mantener la información centralizada permite tener mayor control y un mejor plan de acción en caso de requerir alguna recuperación, de este modo se da la garantía de su preservación”, detalló.
Además, la experta agregó que los ambientes colaborativos han tomado más fuerza y dan la posibilidad de tener accesos a la información desde cualquier parte o dispositivo, eso ha sido uno de los pilares de los nuevos modelos de trabajo, más exactamente, para el trabajo remoto. Para implementar estos nuevos modelos de forma exitosa, es necesario manejar procesos de gestión documentales en las organizaciones que deben ir acompañados de herramientas que hagan más fácil esa labor, es por esto que la función principal de los repositorios se basa en la organización, asignación o versionamiento automático, estructura adecuada de archivos, protección, desprotección, manejo de metadatos y control de cambios, entre muchas otras funcionalidades que proporcionan a las organizaciones una práctica segura y adecuada para gestionar la información.
Sin duda, los repositorios de información son una asistencia, pero es necesario entender que ellos utilizan hacer la implementación de procesos y herramientas que permiten extraer la información, dependiendo de su propósito. Gran parte de su ventaja, es que permiten tomar ventaja de esa extracción de datos en favor de las compañías, pero de manera adecuada; cumpliendo con los protocolos de seguridad y encaminándolos a movimientos de negocio inteligentes, eso lleva a resultados claves como la reducción de costos, producción de nuevas ideas, toma de acciones de manera más rápida y contundente. Al final, eso se traduce en orientar los negocios a la aplicabilidad de todas estas herramientas para abrir un camino que transforme la forma de analizar lo que antes, era solo información básica o datos de papel.
“En todo contexto las organizaciones deben tener clara la manera en que desean manejar la gestión documental de todo el flujo de información que a diario se crea, se actualiza o se archiva. Posterior a esta definición, se fijan herramientas colaborativas basadas en web que permiten generar módulos de administración de procesos en los que se pueden definir sitios de trabajo, bibliotecas, metadatos, vistas y flujos, entre otros. Todo en una sola plataforma de administración de documentos (repositorios de información)”, explicó Baracaldo.
Las empresas podrán definir permisos de acceso para sus entornos, grupos de trabajo, activación de flujos para que usuarios de la organización participen de manera colaborativa según su rol dentro del proceso lo que al final permitirá un adecuado intercambio de información.
En ese orden de ideas, desde Visión se brinda la consultoría para aplicar esas herramientas y procesos de innovación en las compañías para que aprovechen este tipo de herramientas en el desarrollo de proyectos, por medio de soluciones a la medida que permiten el apoyo a la de la gestión documental para procesar la cantidad de información y datos, alineados con la transformación digital de las organizaciones.
La gestión documental con repositorios de información está basada en tres fases principales: planeación, producción y gestión. “Es importante tener en cuenta que todas las necesidades son diferentes, en consecuencia, la elección de las herramientas para iniciar este proceso son claves para cumplir con los objetivos. Los beneficios que escalamos están basados en la disponibilidad, ahorro de costos y tiempo, capacidad de almacenamiento, búsquedas eficaces, flujos de trabajo prácticos, mejora continua, configuraciones a la medida, seguridad y un sin número de ventajas en pro de la innovación para ser parte del futuro de sus organizaciones”, precisó Baracaldo.
No menos importante y para cerrar, hay que decir que en los últimos años hemos escuchado de manera más frecuente las palabras integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información que, en conjunto con el desarrollo de normas internacionales, se han llevado a cabo diferentes niveles de seguridad de la información para ir alineados a estos tres pilares de protección.
El abordaje de los niveles se puede basar en la identificación de lo que se va a proteger, posteriormente se establece el cómo y así pasar a analizar las detecciones a las que se llagaron, todo con el fin de determinar el grado de madurez de las TIC en una organización. No obstante, a nivel más técnico se establece la seguridad física, diseños de encriptación de acuerdo con la clasificación de la información que cada compañía le otorgue a sus datos.
Fuente de redaccion Visión