El primero de enero del 2019 fue la fecha que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN estableció como límite para que entrara en vigor la obligatoriedad de la facturación electrónica para los grandes contribuyentes. Un factor que influirá positivamente en la productividad y eficiencia de las organizaciones del país, ya que les permitirá desarrollar una gestión documental mucho más eficiente.
Es así, como el uso de la factura electrónicamente durante el año en curso se ampliará. Durante este periodo, gran parte de las pymes de Colombia la integrarán en su operación aumentando con ello el número de contribuyentes que facturen mes a mes. A pesar de que el gobierno amplió el plazo hasta el 30 de junio de 2019, son muchas las organizaciones que aún no han podido poner en marcha el proceso de transición argumentando problemas tecnológicos o razones de inconveniencia.
“Se cree erróneamente que la factura electrónica solo genera un ahorro de gastos operativos como lo pueden ser papel, tinta o impresión, mensajería, archivo y resguardo. Es también un sistema que genera grandes ventajas para las organizaciones como el acceso documentos que deben ser pagados y que antes no les eran visibles, y a información comercial de empresas y personas que antes no eran “viables” para el sistema” afirma Juan Miguel Tirado, Director Regional de Marketing de Gosocket,
Otras de las ventajas que trae la facturación electrónica son:
- Posibilidad de conectarse a una plataforma que les permite: generar un catálogo de sus productos para encontrar compradores o buscar al proveedor indicado; recibir órdenes de compra; generar facturas contra dicha orden; validar que la factura emitida cumpla con todos los requerimientos y formalidades de la entidad tributaria, y cerrar el ciclo comercial mediante el pago de la obligación contemplada en dicha factura.
- Este es un sistema eficiente que disminuye los índices de errores generados por la misma operación. Hoy, la mayoría de países de la región han integrado la facturación electrónica como un factor que garantiza una mayor seguridad, productividad y administración del proceso.
- Según la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico, el número de transacciones en línea ha crecido un 30% en los últimos años. La facturación electrónica es un mecanismo que propiciará la consolidación de las plataformas digitales para la compra venta de productos y servicios.
- Las entidades públicas que integren la factura electrónica a su operación, tendrán la posibilidad de poner en marcha sistemas de control y de fiscalización con los que se garantiza la transparencia de la ejecución de los diferentes procesos.
- La factura electrónica es por excelencia el documento con el que se soportan transacciones relacionadas con la venta de bienes y servicios. La información incluida en estos documentos estará soportada en un sistema digital, que garantiza su cumplimiento, conservación y características. Es este también el soporte que permite consultar otra información adicional relacionada como su expedición, recibo o rechazo.
- La factura electrónica es un sistema que propicia la bancarización de muchas de las pymes que operan en el país. Una coyuntura que les permite además acceder a otros servicios que son indispensables para su operación, como lo pueden ser tarjetas débito y crédito, préstamos, entre otros. Este es un elemento que reduce el uso del efectivo en las transacciones, y los inconvenientes de seguridad que estos pueden acarrear.
- Al efectuar pagos en una red empresarial sincronizada con los sistemas de gestión, se facilitarán procesos de conciliación de pagos, ahorrando tiempos y recursos importantes a las empresas.
Vale la pena destacar el impacto ambiental que tiene la factura electrónica en la actualidad. Es un sistema que le puede ampliar el ciclo de vida a los cerca de 60 árboles que se necesitan para generar la producción de un millón de facturas físicas.