Acta de Proyecto

También conocida como Project Charter, este documento maestro es parte de los pasos críticos del ciclo de vida del proyecto. Sin este documento, el proyecto es como un barco sin timón que deja sin capacidad de dirección al gerente que desconoce la ruta correcta. Este pequeño artículo describe brevemente un procedimiento para crear el acta del proyecto.

El acta del proyecto describe la visión del proyecto, sus objetivos, el alcance general, la organización y el plan de implementación. Este documento le permite al gerente establecer la dirección del proyecto y facilita el reclutamiento formal de los interesados. Es una herramienta fundamental para controlar el alcance del proyecto, al definir con exactitud, cual es el fin último del proyecto. Para definir el acta del proyecto, es prudente tomar los pasos mencionados a continuación:

Acta de Constitucion

Paso 1: Identificar la Visión del Proyecto

Este primer paso de definición busca encapsular el propósito del proyecto y es el fin último para el equipo del proyecto. Con base en la visión se definen los objetivos -una lista de 3 a 5 objetivos primarios, cada uno de los cuales debe ser específico, medible, alcanzable, realista, y en un periodo de tiempo definido (SMART Objectives).

El alcance, es el resultado del análisis deductivo de la visión y los objetivos. El alcance es la definición clara de los límites (que está incluido y que no), y la forma como el alcance modificará los procesos de negocio impactados por la implementación final.

Los entregables, serán definidos en función del proceso final de validación y en consecuencia, deben ser claros, y detallados.

Paso 2: Describir la Organización del Proyecto

Luego de identificar y definir la visión (como una combinación clara de visión, objetivos, alcance y entregables), es muy útil, identificar la estructura de clientes, interesados, roles, responsabilidades y líneas de mando.

Los clientes son, bajo este contexto, aquellos responsables de aceptar y aprobar las entregas cuando estas ya están listas para verificación. Los interesados son personas o entidades (organizaciones) que, dentro o fuera del equipo del proyecto, tienen intereses en el resulta y poder de alteración sobre la visión del proyecto. Los roles involucrados en la entrega del proyecto, y sus funciones y responsabilidades. La estructura de mando establece la jerarquía de los roles antes mencionados.

Paso 3: Planear la Aproximación a la Implementación

Provee a clientes e interesados con una lista de elementos y eventos importantes que incrementan la  confianza en el proyecto. Esta lista incluye, hitos (milestone), dependencias de recursos, personal, y externas, el plan de consumo de recursos financieros y programación de personal.

Paso 4: Listar los Riesgos y Posibles Incidentes

El paso final para completar el Acta del Proyecto es identificar los riesgos del proyecto y posibles incidentes que puedan ocurrir, incluyendo sin limitarse a todas aquellas cosas que se asumen como ciertas durante la planeación.

Completar estos cuatro pasos le permitirán al gerente de proyecto crear un acta sólida y completa que simplificará en el futuro decisiones sobre el proyecto -como modificaciones al alcance, reformulación por cambio en las condiciones del mercado, entre otras, de forma consistente con la visión y la organización que lo ejecuta.

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