¿Cómo empezar un proyecto nuevo?

No es tarea fácil empezar un proyecto. Es comprensible que durante las etapas tempranas de concepción y definición del proyecto, este tenga un objetivo vagamente definido o ambiguo.

He aquí algunas claves para incrementar la posibilidad de éxito desde el principio:

1) Establezca la visión compartida

Lo primero y más importante es sentarse y trabajar de cerca con el patrocinador del proyecto y acordar aquellas cosas básicas que deberán ser entregadas/servidas/resueltas y cuando. Es importante definir la fecha estimada de entrega y los eventos importantes o sucesos que pueden impactar positiva o negativamente el proyecto, cambios en el mercado o en las condiciones externas deberán ser evaluadas cuando el producto/servicio es muy susceptible -nuevos productos, productos fuertemente reglamentados, por ejemplo. Es importante conocer las motivaciones y causas que generan esta nueva necesidad que se espera suplir con el proyecto.

2) Contrate a los mejores

Excelentes equipos de trabajo generan excelentes resultados. Así que sin remordimientos contrate al mejor equipo que pueda pagar. Busque la ayuda de expertos dentro de su propia organización -incluso si estos no hacen parte del equipo, y si es necesario ruegue un poco por dinero disponible para reclutar a los mejores. Recursos poco calificados son fáciles de encontrar, así que no caiga en la tentación. Es cierto, es compleja la búsqueda de profesionales excelentes, pero también es cierto que generan resultados más rápido y de mejor calidad, sin olvidar que también simplifican la labor del gerente.

Para contratar a los mejores, es necesario, ofrecer con claridad  y por eso, definir detalladamente los roles y responsabilidades simplificarán el proceso para la gerencia y los profesionales que apliquen. Para las rondas iniciales de selección, no desperdicie su tiempo en largos procesos, pruebas y formularios. Cortas reuniones de 20 ~ 30 minutos serán suficientes para procesar muchas solicitudes e identificar un pequeño grupo sobresaliente (5 ~ 8 personas) -a quien podrá invitar a continuar hasta encontrar 2 candidatos excepcionales.

3) Establezca el alcance

Con un gran equipo y unas condiciones claras (hitos y fecha de entrega), el siguiente paso es definir con claridad el alcance del proyecto, y los entregables – y esto debe hacerse en detalle

Una forma de definir y evaluar esta definición, es listar cada entregable del proyecto y describirlo tan detalladamente como sea posible. Es importante trabajar de la mano con el equipo (los expertos en producir) y el cliente (los expertos en los requerimientos) para reducir el riesgo de malinterpretaciones y la terrible pérdida de integridad conceptual.

4) Evalúe si es posible o no

Ahora, sin temor, es importante identificar si el equipo esta en capacidad de producir los entregables en el tiempo establecido y con los recursos disponibles. En corto, ¿es o no posible el proyecto?

Para esto, necesita cuantificar el esfuerzo de cada entregable (de su lista del punto anterior), y establecer un cronograma de actividades para cada miembro del equipo que permita evaluar la disponibilidad, la carga de trabajo, el flujo de efectivo y las fechas de entrega. Esto debe confrontarse con el presupuesto y tiempo disponible, y sólo entonces el gerente podrá, solicitar mas tiempo, solicitar más recursos, reducir el alcance para cumplir con las restricciones, o definitivamente cancelar el proyecto. Recuerde que planeaciones ajustadas a la fuerza a las restricciones del proyecto, sólo resultarán en productos/servicios ajustos a la fuerza a las necesidades.

5) Tome el control y ejecute

Si proyecto es posible, usted está listo para empezar. Utilice su cronograma, establezca el plan de acción día-a-día, defina las reglas de juego con su equipo y utilice las herramientas de colaboración disponibles en el mercado para simplificar las labores de seguimiento y control – no intente hacer todo a mano, equipos virtuales, sistemas de comunicación y videoconferencia de cero costo y otras herramientas están al alcance para apoyar la labor del gerente de proyecto. Utilice aquellas que le permitan tomar el control.

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